社内での対応依頼事項をhokanで連携する

hokan、カスタマーサクセスチームです。

主にhokanをご活用いただいている皆様に向けて、具体的な活用事例を紹介できればと思います。顧客管理システムの利用を検討している、使い勝手を知りたいという方もぜひご覧ください。

社内の対応依頼、メールや電話を毎回使うの少し大変ですよね。

こんな課題をよく伺います

hokanのメモ、TODO機能を活用して社内で対応依頼事項を連携しましょう

メモのメンション機能で対応依頼事項を連携

hokanでメモ作成時に特定のメンバーに対して通知を送ることができます。この機能を活用すれば、わざわざ帰社してから依頼したり電話で依頼する必要がなくなります！

実施方法は簡単です。

顧客に対してのメモ作成時にメモテンプレート下部にある「通知を送信する」欄から通知を送信したいメンバーを選択してください。　複数名の選択も可能です。また、この欄はセレクター形式での選択以外に文字入力して該当の方を検索することもできます。

通知先の方はhokan PC版画面右上ベルマーク、スマホへのポップアップ、メールの配信という形で通知が来ます。以下はメールで通知が来た場合のイメージです。 ※通知の受付方法は各ユーザー様ごとに設定できます。ヘルプページ：通知設定

注意

ユーザー様のhokan内での権限設定及び所属のグループによっては通知先にメンバーが出てこないケースがあります。　業務上必要であれば権限や所属グループの変更が必要になりますので、社内管理者様までお問い合わせください。

hokanのTODO機能はご自身の備忘録としてだけでなく、対応を依頼する手段としても活用できます。　まずはhokan上部TODOタブをクリックしましょう

TODO画面右上「TODOを作成」ボタンをクリックすると、以下のイメージのようなTODO作成画面が表示されます。ここに項目を入力し、担当者に対応依頼したい方を選択してTODOを依頼することが可能です。

その際、詳細欄に依頼事項の詳細を記載しておくとお互いの無用な連絡を最小限にとどめて対応を依頼することが可能です。

とはいえ毎回TODOの詳細欄に文字ベースで対応依頼事項を記載するのは大変です。そんな時はTODOのフォーマット設定を実施することで入力負荷を最小限に抑えることが可能です。

注意

以降の設定は貴社管理者権限をお持ちの方のみが設定可能です。活用される際は貴社管理者様にご連携ください。

hokan設定画面＞追加項目設定＞TODOタブから作成を実施します。項目フォーマット作成をクリックし作成したいTODOフォーマットの表題を決めます。

今回は「見積もり作成依頼」というフォーマットに以下のような項目を作成しました。追加項目の設定方法はこちらを参照ください。

TODO画面でTODO作成時、用意していたフォーマットを選択すると以下のように、文字ベースで入力していた項目をセレクターなどで選択することができるようになります。入力負荷を下げながら、対応受付者に必要な情報をもれなく連携することが可能です。

なお、場合によっては項目を必須化することも可能です。