抜け漏れない保全・異動管理をhokanで実現

hokan、カスタマーサクセスチームです。

主にhokanをご活用いただいている皆様に向けて、具体的な活用事例を紹介できればと思います。顧客管理システムの利用を検討している、使い勝手を知りたいという方もぜひご覧ください。

営業の方との保全・異動のやりとり大変じゃないですか？

hokanのプロジェクト機能を活用して、保全/異動の進捗管理を見える化しましょう。頻繁に進捗状況を共有せずともその状況が一目でわかります！

完成イメージ

hokanのプロジェクト機能において「保全・異動」というプロジェクトを作成し、代理店内（もしくは拠点ごと）の保全・異動対応状況を可視化することで以下の効果があります。

以下のように「保全・異動」という1つのプロジェクトの中で「不備」「名義変更」「損保対応」などタグ付けして対応状況を可視化します。

対応者は各顧客のチケット内で対応履歴を記録し、顧客が今どのステージにいて、どこまで対応ができているのか、どういった経緯があるのかをプロジェクト内で完結させることができます。

運用イメージ

例えば以下のような流れで運用することが可能です。

①保全を受け付けた営業募集人/事務員が本プロジェクトにチケット作成

プロジェクト画面右上「チケット作成」から受付者が、プロジェクト内にチケットを作成します。その際、担当者部分を対応依頼したい事務の方に設定することも可能です。

また、対応期日や保全の内容をタグで選択します。

②営業が受け付けたものを事務員に対応依頼

プロジェクトチケット内でメモを作成し、対応依頼事項を記載します。メモ下部にある通知で対応依頼したい事務の方を選択し、保存をクリック。

以下のイメージの通り、チケット内にメモを記録していくことが可能です。

③事務員はチェックリストを参照しながら対応を進めチケットを遷移させる

事前に設定していた各ステージのチェックリストを確認しながら、顧客対応はチケット詳細画面でメモとして記録します。　顧客対応のステージが動くとチケットも移動させることでご自身だけでなく他の募集人様から見ても進捗状況が一目でわかる仕様となります。

④対応完了時点で、依頼をした営業にもメモで対応完了の旨を通知

対応が完了したらステージ「対応完了」にチケットを動かします。

チケット内メモで依頼をした営業宛に対応完了した旨を通知し、本件の対応は完了となります。

【管理者向け】必要な設定を実施しましょう

必要な設定は以下の内容です。

プロジェクト「保全・異動」の作成とメンバーの追加

プロジェクト設定画面右上「プロジェクト新規追加」ボタンをクリック。プロジェクトタイプ（雛形）はその他を選択し、任意のプロジェクト名を記入してください。

作成したプロジェクトの中に入り、参加ユーザー設定のタブから本プロジェクトに参加するメンバーを選択します。

ステージ/チェックリスト/タグの作成

ステージ設定のタブからステージ名称を変更したり、ステージを追加することができます。以下のサンプルも参照ください。

各ステージでやるべきことが決まっている場合は、チェックリストを作成することができます。また、チェックリストは必須化させることも可能です。

タグ設定から保全・異動の中でも具体的な対応内容を明らかにするためタグを設定します。タグには色をつけることができますので、任意のタグ名と色を選択ください。

これで設定完了です。　あとはチケットを作成し、ステージを遷移させていくだけで今までより容易に、わかりやすく進捗を管理することができるようになります。