【株式会社KTNのhokan活用事例】生命線である満期更改を漏らさない。 損保メイン代理店が目指す「共通認識」を作る態勢整備の構築

hokan導入事例

こんにちは、保険代理店向けに顧客管理システムを開発している株式会社hokanのメディア運営チームです。

hokanのご利用をいただいている保険代理店様を対象に、hokanを導入するにあたっての課題や背景、実際に利用してみての所感など、ありのままをお話いただくインタビューを実施しています。

他社システムからの切り替えでhokanを導入してくださった株式会社KTN様。
実際にhokanを運用されている会社様の事例を見て「運用の理想はここにある」と感じていただきました。

損保メインの代理店ならではの理想を実現するために、「hokan実行委員長」を設けたり、毎週月曜日「hokan mtg」を実施するなど独自の取り組みをしながら、「Go hokan ! Go KTN!」とhokanと共に自社の成長をみなさんで推進されています。

今回はhokan導入の背景や、実際の運用状況、今後の展望までお聞かせいただいました。

衝撃的だったhokanとの出会い。
「使いこなせたら画期的に良くなる」という明るい未来予想図が描けた。

KTNの皆さん

▲株式会社KTN代表西様(左上)・専務取締役加藤様(下段)・hokan運用担当の渡辺様(右上)
日は加藤様を中心にhokanご利用の詳細をお話くださいました。

―まず最初に、hokanを導入検討いただけたその背景と、お持ちになられていた課題感等を教えてください。

加藤様:
営業管理システムは実はすでに導入もしていて、運用に関しても自社でも工夫をしたり、システム会社様の講演会にも参加するなど、かなり積極的に活用していたと思います。

しかし、hokanに出会ってしまったんです 笑
これは全く意図せずだったのですが、hokanをすでに導入されていた保険ネットワークセンターの宮宇地さんと代表の西は以前から懇意にしておりました。

一度、代理店運営の具体事例をお聞きしたく無理を言って高松にお邪魔させてもらったんですね。
そこで、保険ネットワークセンターのhokanの運用画面を見せていただき衝撃を受けました。

hokanをご利用いただいている保険ネットワークセンター代表宮宇地様の事例もぜひご覧ください。

それはどんな衝撃だったのでしょうか?

KTN_加藤様

▲hokanとの出会いを語る加藤様

加藤様:
これまで使っていたものと比較して「圧倒的に良くなるという未来予想図」がパッと描けたんです。ものすごいインパクトでした。

実はそもそもシステムに課題はそんなにないと感じていました。
なので、ここが悪い、ここを解決したいというものも自然想起ではありませんでした。
しかし、理想郷を見て、実は漫然としていたものがたくさんあると気づき、
「現状よりもどう考えても画期的に良くなる」
と感じました。

マイナスを何とかするために…というよりは+αができるというメリットを感じられたんですね。琴線に触れられたのは具体的にはどんなところでしょうか?

満期管理・成績管理の部分です。
一社専属の代理店であれば、手数料明細が一社のみなので、その情報だけ集積していけば簡単なのですが、複数社乗合だとそうは行きません。

会社毎独特のCSVで来たりする手数料明細を所謂「成績」として管理し統制するには難しい物がありました。

それが、hokanのプロジェクト機能を使えば、複数社あってもプロジェクトの中でその月にある満期の金額、計上が終わっている金額などが一覧で可視化できる。これが私の中では一番刺さりました。

これまでは毎月各社のソリシターさんからデータをもらい、打合せでやっと答え合わせができていました。向こうに任せきりでかつ締め日を迎えて翌月にならなかったらわからなかった「増えている・減っている」という成績の部分が、hokanならある程度リアルタイムにわかるようになる

毎月今の進捗が好調に推移しているかなど、タイムリーに掴めてこなかったのがストレスで「しんどいな…」と感じていたところだったので、一目瞭然になるというところが琴線に触れたのだと思います。

損保メインの代理店ならではの「数の多さ」にどう対応していくか。

ーhokanの導入に不安に感じていた部分や、実際に大変だったことはありましたでしょうか

加藤様:
私たちはすでにシステムを入れていたこともあり不安は少なくて、革新的に良くなると思っていました。しかし、絶対に漏れがあってはいけない。
なので、中川さん(hokanカスタマーサクセス)にも随分問い合わせはしたんですが、hokanに集約される情報の移行度合、そして漏れがないか。その信憑性はしっかり詰めていかなければならない。共同ゲートウェイの活用も初めての事でしたし、そういう緊張感はありました。

ーありがとうございます。その部分もきっと弊社のデータ移行担当や中川含め保険会社の営業の方も巻き込みながら取りくまれ、立ち上がって来られたのでないかと思います。

インタビュアーを務めたhokan石野と加藤様

▲インタビュアーを務めたhokan石野と加藤様

hokanの機能で特に活用できていると感じられている機能について教えてください。

渡辺様:
スケジューラーと個々に使っているTODO管理。ここがメインになってきます。プロジェクトに関しては、事故対応や保全の部分を個々の自己ベースで使い始めています。まだ組織だってルール化できるところまでは来ていないので、まずは満期更改のルールを定めようと思っています。

満期更改は、今営業ベースでチケットを制作して運用していますが、まだまだ正直工夫は必要です。手を抜くところは抜きながらも、効率的に管理できるよう調整をはかりながら進めています。

ーKTN様は対応履歴もしっかり残されていますが、こちらの活用はいかがですか?

加藤様:
損保メインの代理店は、やはり案件の数が多いです。1日1・2件であればよいのですが、そうは行きません。お客様の先を出たら、パッとメモ機能の音声入力で話す。理想はそれだけで終われたらいいのですが、まだ紙ベースで書面を揃えて保険会社に連携するフローは全廃できてないので、整える必要はあります。とはいえ、その元となる物を残せるのは非常に助かっています。

満期管理は一件一件が生命線。漏らさないための検証をした結果、3〜4時間かけていた作業が、hokanにより5秒でリスト化できるように。

ー先ほど満期更改からまずはしっかりルールを作って行きたいとのことですが、満期更改に関しての課題感と、現状について詳しく教えてください。

加藤様:
満期更改は、保険会社が複数あると本当にややこしくなります。保険会社のリリースフォーマット。そしてCVSがあり、それが複数社存在します。

そのデータ類から、自社のお客様ベースの満期一覧表に仕立てなければいけない。この制作とチェックの負担感は非常に大きいです。

しかし、満期は一件も漏らされない私たちの生命線です。漏れがあったら死活問題なので、チェックにはかなりの時間がかかります。

実は、今年1月までは、満期管理を任せていた社員が退職する事になり、私がせざるを得ない状況になりました。

そこから、試しに「脇目もふらずぶっ続けで作業する」ことを徹底して実施してみたら、最初5時間くらいかかっていました。もうその夜はくたくたで、どっと脳が疲れるんですね笑

慣れていくにつれ、3~4時間に減少したのですが、時間も精神的にも工数がかかる仕事でした。
ところが、
3~4時間の工数が、hokanではプロジェクト機能で5秒ですむ。しかし「本当に信頼にたる情報なのか」正直絶対に漏らせないので、信憑性を確かめる必要がありました。

手元の作業と、hokanで自動集約できる箇所と突き合わせてみてようやく正解が見え、「信頼にたる」と判断できました。これは、誰かが絶対にやらなければいけない仕事だったので、この「集中してミスできない時間」をhokanで埋められるのは非常にありがたいなと感じています。

 hokan委員長は業界の新人。ボトムアップで運用していくことは育成にもシステム定着にもつながっている。

KTN_渡辺さん

▲hokan実行委員長の渡辺様は業界の新人。

―KTN様では、「hokan実行委員長」がいらっしゃるということで、弊社内でも非常に話題

加藤様:
ことシステムの導入、ツールの導入などは個々により合う合わないというのはどうしてもあります。ましてや既存のシステムもあったので、ここは既存のほうがいい、このままが楽だなど、当たり前ですがあるんですよね。その意見に合わせていくとボトムラインが下がりっぱなしになってしまい、結局は使えないなんてことを過去にも経験してきました。

そのタイミングで、たまたまなんですが渡辺が入社しました。
渡辺にとっては、保険業界も初で業務も初。募集人としてのマンスリーの動き方もわからない。全てが初めての中「目の前にhokanがある」という状態だったんです。

予備知識がないまっさらな状態であることはある意味よいのではと感じましたし、私たちよりも若く触っていくことにも抵抗感が無かったので、最初の導入以外を除き、日々のPDCAの部分も合わせ、渡辺に任せて今は進めています。

渡辺様:
保険業界に入ったのは、2021年の8月でちょうど1年経過しました。KTNでの勤務は2022年2月からで、またまだ保険の「ほ」の字も分かっていない中やっているところもあります。

―運用がしっかり回っているのは地道で泥臭い部分を推進していける核となる方がいらっしゃるからかと思いますが、他に工夫されているところはありますか?

加藤様:
毎週月曜日朝8時半からの時間を「hokan MTG」と設定して、実際に運用をスタートした今年2022年5月くらいから毎週積み重ねています。

アナログでしか残せていなかったことを今はhokan上に議事録として残せるようになっているので、募集人の行動履歴、つまり「営業のエビデンス」が貯まってきました。

このMTGには必ず全員参加することで、各自のエビデンスを披露したり、hokanのわからないところはここで解決する。そして、ボトムラインをしっかり目線合わせして「ここまでやるのがKTNの認識だよ」を確認して毎週終わります。

これを、一番入社歴の浅い渡辺が仕切ってやる。hokanの事は渡辺に聞き、渡辺が中心となって解決していく。これはしっかり守ろうと話しています。やはり、トップダウンでやろうとなると続かないかもしれませんが、渡辺が懸命にやっているそのボトムアップから運用を回していくことで定着し、会社全体をアップしていけるんじゃないかと考えています。このMTGを週の始めにやることで、行動の意識づけができていると思います。

西様:
私からもひとこと。

代表の私からすればhokanは優れた管理ツールとして非常に期待しています。
複数の拠点を飛び回っている私からすれば、ダッシュボードの機能が役立っており、
誰がどれだけの行動量をしていて、どのくらい時間を割いているのかがよくわかるのです。

募集人の仕事は仕入れがない。やはり時間が仕事=フィーに直結するので、時間の使い方、効率的に動けているか、営業の精度を見られるのがマネジメントとして非常にありがたく、最初にもインパクトを受けた部分でした。

なので、特に毎週月曜日の朝はしっかりhokanを見てメンバーの動きを確認して、hokanMTGで話すようにしていますね。

漏れのない営業から攻めの営業へ。業務効率化をして時間を創出することでお客さまとの接点を増やしていきたい。

KTNの皆さまと、hokanメンバーで記念のhokanのロゴ真似ポーズ

▲KTNの皆さまと、hokanメンバーで記念のhokanのロゴ真似ポーズ

ー今後hokanで実現していきたいこと、ご要望などはありますか?

加藤様:
今はまだ漏れのない管理をすること。そして、その作業の業務効率を上げることに目が向いていますが、やはり効率化の先には、そこで得た時間で一人でも多くのお客さまに会い、契約に繋げられ、売上を伸ばしていけるか。そんな「攻め」に使っていかないといけないと思っています。

今は、足場を固める上でのフォローアップ・守りのhokanですが、経営視点で見たうえで、どこに機会の創出が生めるか等、考えるためのバックアップや機能の拡充を期待しています。

ーありがとうございます。それでは最後に、今後代理店としてどのような未来展望を描かれているかなど、お聞かせください。

加藤様:
新卒で想いと意志を持って保険代理店に入ろうという人はなかなかいません。
業界特有のことで、どうしても募集人にお客様がついている。それは強みにも見えますが一方弱みでもあります。募集人ありきの営業では「顧客を持っている募集人」が辞めたら続かなくなってしまいます。

なので、最終の理想形は代理店・店についていらっしゃるお客さまとして誰が対応しても同じ手続き・同じ相談ができる。これを目指していきたいです。だからこそ、自分たち独自の強みを磨くこと、業界出身の有無に関わらずお客さまを守れる体制を整えることが大切です。

ここ数年で他業種からのスタッフも入りまして、その体制を作っており、業界特有や、人に貼りつく文化から少しずつ変わってきています。

地場の代理店として地域のみなさんをお守りする。誰が辞めても、誰が残っても、「その町にずっと残る代理店」としてお客さまをサポートし続けられる。これがこれまでも、これからも永遠のテーマだと思っています。

ー本日は貴重なお時間をありがとうございました!

株式会社KTN

KTNの皆様

横浜市南区所在の保険代理店。
富士火災の直販社員を勤められていた現在代表の西氏が2代目を務める。現在15期目。
お客様の財産を守り、安心を育む情報を日々お伝えしていくことを経営方針として、社名の由来ともなっている「知識を身につけ(Knowledge)信頼され(Trust)必要とされる(Needs)」企業となることを理念に掲げ日々お客様第一で業務に取り組まれている。
損害保険会社取り扱い:4社 生命保険取り扱い:4社