hokanカスタマーサクセスチームです。
主にhokanをご活用いただいている皆様に向けて、具体的な活用事例を紹介できればと思います。顧客管理システムの利用を検討している、使い勝手を知りたいという方もぜひご覧ください。
お世話になっている顧客や取引先へ、感謝を込めた新年のご挨拶。年賀メールや年賀状を送ることは、企業にとって重要なコミュニケーションの一つです。
とはいえ毎年、送付先の確認や取りまとめで慌ただしくなりがちなのではないでしょうか。
今回は、そんな年賀メール・年賀状の準備を効率化する方法をご紹介します。
【目次】
- 年賀メールの準備
- 年賀状の準備
- 送付状況をhokanに記録し、次年度以降の送付を容易に実施
年賀メールの準備
hokanでのメール一斉配信機能はありませんが、年賀メールを送信したい先のメールリストを作成することが可能です。
①送付先顧客のリストアップ
顧客一覧画面の「全ての顧客」（もしくは個人/法人単位でも可能）を選択後、画面右上のアクション＞列を編集で一覧画面上に顧客名とメールアドレス（もしくは会社メールアドレス）を表示させます。
②リストを出力する
顧客のチェックボックスにチェックを入れ、〇〇件の顧客を全て選択するをクリックして出力顧客を全選択する。エクスポートボタンをクリックすることで顧客のメールアドレスリストをCSVファイルとして出力可能です。
年賀状の準備
①送付先顧客のリストアップ
hokanでのリストアップ方法は上記の通りです。
年賀状のリストアップ時は郵便番号・住所の表示を実施してください。
年賀状送付リスト作成時は以下の検索フィルターを活用することで、より効果的な送付先リストの絞り込みを実施できます。
以下の検索フィルターを活用することでより効果的に絞り込みが可能です。
顧客一覧画面左上部の「フィルターを検索」部分から以下のフィルターを検索してみてください
- 契約ステータス：有効
- 有効なステータスの契約を保有している顧客だけを抽出できます。
- 世帯主
- hokanの世帯登録で世帯主に設定されている顧客だけを抽出可能です。
- 顧客担当者
- 各募集人が各自で年賀状を送付する場合は、特定の募集人のみが担当している顧客の一覧を抽出できます
②リストの出力
メールの送信先リストの出力時と同様です。
年賀状作成のソフトで、顧客名の姓と名を別の列情報としてインポートしなければならない場合は、顧客一覧画面に顧客の姓/名を分けて表示させることも可能です。
アクション＞列編集で姓と名を選択
送付状況をhokanに記録し、次年度以降の送付を容易に実施
毎年行われる年賀メール・年賀状の準備で最も手間のかかる作業が、送付先リストの確認です。
以下の別記事の内容を参考にhokanの顧客基本情報にて送付状況を管理しておけば、毎年の煩雑なリスト検証作業から解放されます。
▶︎hokanでの送付物管理方法はこちら
