こんにちは、保険代理店向けに顧客管理システムを開発している株式会社hokanのメディア運営チームです。
すでに保険代理店を経営されている方々はもちろんのこと、これから独立して保険代理店を開業したいという方々からもよくご相談をいただきます。
日頃、多くの保険代理店様から課題ヒアリングをさせていただいているのですが、そこにはどの代理店にも共通するものがあると考えています。その一つが募集人の業務日報負荷が大きいと言う課題です。
業務日報における現場負荷がなぜ生じ、どのような工夫で負荷低減をしているのかを紹介いたします。
そもそも日報を書く意義とは？
中には日報の提出を義務化させていない代理店もあるかと思いますが、日報には多くのメリットがあります。
- 現場社員の成長につながる
- コミュニケーションの円滑化
- 業務最適化
現場社員の成長につながる
日報を作成することにより、従業員それぞれのPDCAサイクルを効率的に回す事が可能です。その日の業務内容を日報に書き出し、次回の改善点を考え、実行する事で社員の成長を促進する事ができます。
また、書かれた日報を社内で共有する事により、それを見た上司や他の従業員がさまざまな気づきを得る事が出来ます。また、気づいた課題や改善点を共有したり、新しいアイディアを生み出したりするという期待が高まります。
コミュニケーションの円滑化
日報はコミニュニケーションの円滑化を図るツールとも言えます。
定例会議等で日報を活用する事により、それぞれの社員が日常においてどのような業務活動を行っているか、問題点や心配な事がないかなど明確になります。これによりコミュニケーションを取りやすい環境が生まれ、組織の活性化につながります。
また、特に最近はコロナの流行などにより、リモート会議が中心となっている保険代理店も多くなっている傾向にあると言えます。従来のような会議よりもコミュニケーションが取りにくいという問題があるため、改めて日報の重要性が高まってきています。
業務最適化
日報で情報を共有し合うと、知識やノウハウが蓄積されます。様々な問題点の解決策を確認する事ができ、各社員の業務をそれぞれが模倣する事で代理店のレベルアップにもつながります。
また、先輩社員が行っている業務活動を後輩社員が参考にしていくなど、教育の一環としても役立ちます。特に顧客からの苦情などがあった場合など、その苦情内容を把握して、再発防止策を練ることも可能です。
そして、上司にとっても、各々のメンバーが日々どのような業務活動をしているかが把握しやすくなり、状況に合わせた対策や管理が出来る事になります。
上記のように、日報を記入する事で業務の最適化が図られ、結果的に組織運営が円滑にでき、ひいては業務の進展や業績の向上につながる事となります。
保険代理店の「業務日報」における課題
日報を残すことには大きなメリットがあります。
しかしながら、毎日日報を作成するのは手間と時間がかかってしまい、社員の負担となっているという現実もあります。
具体的に、なぜ業務日報の負荷がかかっているのか、以下のような相談を実際にいただいています。
- 対応履歴と同様の内容を記載することになり、情報記入が二度手間になっている
- 往訪から事務所や自宅に帰ってから日報を記載している
日報と対応記録の両方の作成・提出は重複する部分が多々あり、二度手間でありさらなる負担となってしまい、業務活動にも多少の支障が出る可能性があると言えます。
また、日報の提出を紙で行っていたり、メールやPCが会社のデスクトップからしか送信できない場合など、日報提出のために事務所に戻らなければならなくなったりします。
特に日報の作成の意義が明確となっておらず、共通認識をあまり持っていないような場合には社員にとって日報は大きな負担となっているケースが見受けられます。
システムを活用した業務日報の負荷低減
保険代理店に特化した顧客管理システムである「hokan」を一例として、紹介いたします。顧客管理システムを利用した場合のイメージを明確にする一例としてご覧ください。
まず、hokanではあらゆる情報が顧客に紐づくようになっており、「誰がいつどんな内容」を残しているのかを時系列で閲覧することが可能です。また、担当募集人ごとに期間を指定し、対応履歴の一覧を出すことができます。
実際の操作とイメージは以下です。
①担当と期間を指定
担当と期間を指定することで、担当が残した対応履歴が時系列に表示されます。
②対応履歴ごとに絞り込みも可能
対応履歴ごとに担当募集人の活動を一覧で閲覧可能です。
上記より、対応履歴を残すことが募集人の活動履歴にもなるため、日報を改めて書く必要がなくなります。
また、hokanではパソコンだけではなくスマホアプリでも操作が可能なため、後回しにせず訪問先でも情報記入ができます。
以上のように、顧客管理システムを活用することで、業務日報の負荷を低減することが可能となり、現場にとってもマネージャーにとっても業務効率を向上させることができます。
まとめ
改正保険業法により、「やってはいけない」ことから、「やらなければならない」ことが増えました。その中で、経営陣だけではなく現場負荷をどれだけ減らし、本来集中すべき業務に取り組むことができるかが重要です。
この記事が参考になれば幸いです。
