hokan、カスタマーサクセスチームです。
主にhokanをご活用いただいている皆様に向けて、具体的な活用事例を紹介できればと思います。顧客管理システムの利用を検討している、使い勝手を知りたいという方もぜひご覧ください。
満期更改の管理でこんなご経験はございませんか？
- 「営業の属人的な対応に任せており、抜け漏れの管理が難しい」
- 「事務から営業そしてまた事務と紙のやりとりが多い、、」
hokanのプロジェクト機能で満期更改の管理を実施すれば、抜け漏れない満期管理が実施可能です！
本コンテンツには管理者様しか実施のできない設定が含まれています。運用方法含め貴社管理者様とご相談の上活用ください。
【管理者様向け】プロジェクト「満期更改」を 作成しよう
まずはhokanプロジェクト機能で満期更改のプロジェクトを作成しましょう。 以下のヘルプページ案内に沿ってプロジェクト「満期更改」を作成してください。
【管理者様向け】ステージ名、チェックリストを設定しよう
続いてプロジェクトのステージとチェックリストの設定を実施します。
- ステージ：プロジェクトのスタート〜ゴールまでの工数を細かく設定し、各担当者の顧客対応の状況を把握するためのものです。
- チェックリスト：各ステージでの担当者の方に実施いただきたい事項をチェックリスト形式で 設定することができます。
【ステージ】
【チェックリスト】
まずは以下のヘルプページを参照して、プロジェクト設定画面で満期更改のステージ名を設定していきます。
続いて以下のヘルプページを参照して、プロジェクト設定画面で満期更改のチェックリストを設定するとともにプロジェクトに参加するメンバーを選択してください。
以下は「満期更改」のチェックリスト例です。
契約一覧から対応すべき契約を一括でチケット化しよう
プロジェクト画面で1契約に対して1つ作成する「チケット」を動かし、進捗を管理します。
チケットはプロジェクト画面右上の「チケットを作成」のボタンから1つづつ作成することもできますが、満期更改であればhokan契約一覧画面から該当の契約を一気にチケット化するのが効率的です。
まずは、契約一覧画面を開き、以下の条件で検索を実施してください。
- データ作成方法：TNet/共同GW
- 有効/無効契約：有効契約
- 親子契約区分：親のみを選択
- 保険契約満期：カスタム
（必要な期間を選択して契約を抽出してください。下記イメージは翌月に更新を迎える契約を抽出しています）
抽出ができたら、このタイミングで保険期間満期を昇順でソートしておきましょう。項目名「保険期間満期」右の小さい上三角をクリックし、1日満期の契約が上になるようにします。
チケット化したい契約もしくは全件をチェックボックスで選択し、「チケット一括作成」ボタンを押下します。
すると以下イメージのように画面右側にチケット一括作成の表示が出てきます。こちらで、どのプロジェクトの何月のシートに作成するのかを選択します。
ここまで完了したら、プロジェクト画面を開いていただくと、一番初めのステージに先ほど作成したチケットが一括で作成されていることが確認いただけます。
契約の担当者が未割り当ての契約を契約一覧画面からチケット一括作成すると、 担当者が未割り当てのままのチケットが作成され、誰の担当すべきチケットかわからなくなってしまいます。
以下のように、チケットを一括作成する際は、契約の担当者を割り当てた状態で実施するようにしましょう。
各担当者の進捗を確認しよう
各担当者が対応している顧客の進捗状況をプロジェクトで把握していくことになります。下記イメージのように、募集人様ごとの担当チケットを表示させることが可能です。
管理者の方は、満期更改業務のプロセスに本プロジェクト機能を組み込み、週次のミーティングで進捗を管理するなどコミュニケーションツールとして本機能をご利用いただくと、より活用を推進することができます。
また、フローでの表示だけでなく、下記イメージ赤枠内をクリックいただくことで、表形式での表示に変更することも可能です。この状態で「エクスポート」ボタンを押していただくとCSV形式でのデータ抽出もできます。表示されている項目に関してはExcelを活用し集計することも可能です。
プロジェクト満期更改を活用し、以下のような運用を実施いただいている代理店様で早期更改率95%、代理店独自プランの提案採択率70％という成果を創出されています。
- クラークが毎月月初にチケットを一括作成
- 週に1回営業メンバー全員が集まってのMTGを実施
- プロジェクト満期更改で全員で進捗を確認しながら、提案プランをディスカッション。 その記録をチケット内にメモとして記録する。
- 翌週に前週の振り返りと今週アプローチする顧客に関して、プランのディスカッション実施（これを毎週繰り返す）
【便利機能紹介】更改後契約の自動紐付けと自動での 完了ステージ移行
2022年1月に実装された新機能「更改後契約とチケットの自動紐付け」と「自動完了ステージ移行」を解説いたします。これまで、hokanプロジェクト機能で満期更改を管理していた場合、ステージを完了に移行させるためには更改後契約をhokan内で作成しチケットへの紐付けを実施する必要がありました。
新機能により、プロジェクト満期更改の設定を実施することで、更改後契約がhokanにインポートされたタイミングで、チケットに自動で紐づき、さらに、ステージを自動で完了に移行するようになります。
【管理者様向け】プロジェクト満期更改設定画面
設定＞プロジェクト＞満期更改を選択します。以下それぞれをonにするかoffにするかを選択いただきます。
- 更改後の契約を自動設定する
- 更改された契約のチケットのステージを自動遷移する
上記設定で機能をonにしていると更改後契約がインポートされた際、自動で契約が紐づく形となります。また、更改後契約が紐づいたと同時にプロジェクトのステージ「完了」に自動で移行する仕様に変更となります。
